毎日多くの郵送物を作成している企業にとって、封入作業を効率化することは重要な課題の1つです。
そこで、こちらのページでは、実際の導入事例を交えて封入封緘機を導入することで封入作業がどう変化するかを詳しく解説します。
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封入封緘機は主に「書類を折りたたむ」ことや「封筒への封入」を自動的に行う機械です。
これらの作業は人間の手でも行うことができますが、同じ作業を延々と繰り返すことができるかという点や、1通あたりの作業スピードを保てるかという点で大きな違いがあります。
また、作業する人員によって折り方などにばらつきが出てしまう場合もあるため、1日あたりに処理する通数がかなり多い企業の場合は、封入作業をより効率化するために封入封緘機の導入がおすすめです。
封入封緘機を導入することで、書類を折りたたむこと、封筒への封入が自動的に行えるだけでなく、手作業と比べて1時間あたりの処理通数も圧倒的に増えるため、封入作業の効率化や生産性の向上に繋げていくことが可能です。
そこで、封入封緘機を導入することで、どのような場面、どのようなポイントで封入業務の効率化や生産性の向上ができたかについて、実際の事例を交えて詳しく解説していきます。
小ロットでありながら多品種を取り扱うなど、さまざまなお客様のニーズに対応することと、高いセキュリティ性を保つことを目標としていますが、これらをクリアするためには、手作業では多くの工程を踏み、長い作業時間をかける必要がありました。
そこで、封入封緘機を導入することで、6名で7時間かかっていた作業が、2名体制で5時間ほどに短縮することに成功しました。
工程数が減ることで人員コストが削減できただけでなく、スタッフひとりひとりにかかる作業負担も大幅に軽減することに成功しました。
また、大型の封入封緘機では対応が難しかった「小ロット多品種案件」もピツニーボウズジャパンの封入封緘機でフレキシブルに対応ができるようになり、業務拡大も視野に入れられるようになってきました。
毎月月初に発生する請求書の送付業務は、1万通もの請求書を月初の3～4日に完了させる必要があり、当時使用していた封入封緘機ではスピードに限界を感じていました。
社内システムで請求金額が確定する日の次の日には全通投函をする必要があったため、全自動化を目指して封入封緘機を導入していましたが、2日で1万通の処理は厳しい状況でした。
そこで、ピツニーボウズジャパンの封入封緘機を導入したところ、今までは丸1日かかっていた作業が、午前中だけで完了しているという驚異のスピード感に驚きました。シンプル操作で誰でも作業できることも大きなメリットです。
今までは精神的にもギリギリで作業していたところにゆとりが生まれ、効率化や生産性の向上だけでなく、スタッフの負担軽減にも大いに貢献できています。
市役所では、ふるさと納税に関する書類の発送業務が発生しています。近年ではふるさと納税の申込件数が急増した背景もあり、関連文書の発送業務にかなりの人員・時間を割かなければなりませんでした。
そこで、封入封緘機の導入を行い、封入封緘作業の効率化を図ると同時に、効率化によって生まれた時間で他の業務時間に当てることを目的としてピツニーボウズジャパンの封入封緘機を導入しました。
既存システムとの親和性も高く、初日から大きなトラブルもなくスムーズに導入できました。
これによって丸1日かかっていた封入封緘作業がたった1時間で完了でき、空いた時間を他の業務に当てるゆとりが生まれました。部署全体の業務の効率化にもつながったため、他部署への展開も含めて検討しています。
封入封緘機を導入すると誤封入/誤発送を防止できますが、導入効果はそれだけではありません。
封入封緘機によって効率的な封入作業が実現できるため、「今DMを送りたい」というタイミングに遅れることなく、タイムリーなDM送付が可能になります。
以下のページでは実際にタイムリーなDM発送に効果があった封入封緘機の導入事例を紹介しているので、封入作業に時間をとられて希望のタイミングでのDM送付ができていないなどの課題を抱えている方はぜひチェックしてみてください。
封入封緘機を導入することで、封入業務の効率化や生産性の向上ができることがわかりました。しかし、自社の処理通数や作業スペースなどによっても選ぶべき機種が変わってきますので、自社によりマッチした製品を選びましょう。
実は封入封緘機には卓上型（小型）と大型の2種類があり、選ぶべき企業が異なります。このサイトでは、2種類のタイプごとにおすすめのメーカーを紹介。封入封緘機の導入を検討中の方はぜひ参考になさってください。
ピツニーボウズジャパンは、卓上型の封入封緘機を主に取り扱っており、製品の性能の違いで8種類ものラインナップを誇っています。
導入時のコンサルティングにも注力しているため、現在の状況をどのように効率化していきたいかなどをヒアリングし、要件に適う製品選びを行ってくれます。
また、点検や修理などの多様な要望に応える「PB保守サービス」も用意しているので安心です。
BlueCrestは主に大型の封入封緘機を取り扱っており、さまざまな種類の封入封緘作業に対応できる機種から大口のDMに特化した機種まで、幅広く取り扱っています。
オプションで機能を拡張することもできるため、お客様の環境に適した製品を提案可能。
加えて、サービス技師とサポート専門家のフォローにより、業界ハイレベルの設備保全サービスの提供に努めています。
【選定条件】Google検索「封入封緘機」でヒットした封入封緘機メーカー7社の内それぞれ下記の理由で選定（2022年12月26日時点）。
ピツニーボウズジャパン（卓上型）：取り扱っている製品の種類が最も多い（8製品）
BlueCrest（大型）：取り扱っている製品の種類が最も多い（8製品）
