封入封緘機とWEB請求書発行システム導入について

封入封緘機とWEB請求書発行システムにはどのような違いがあるのか気になっている方もいるでしょう。当記事では、封入封緘機とWEB請求書発行システムとはどのようなものかをまとめ、期待できる効果についても解説しています。

自社でインサーターを導入している方や、封入封緘機とWEB請求書発行システムの違いが知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

封入封緘機とWEB請求書発行システムとは？

封入封緘機を活用すると、請求書や支払明細書といった書類の郵送をするときに役立ちます。WEB請求書システムとは、インターネット上で請求書の作成や送付、保管などが行えるシステムのことです。

封入封緘機とは？

封入封緘機とは、請求書や支払明細書といった書類の郵送をするときに役立つ機械です。具体的には、必要書類を折る・封筒に入れる・のり付けをするといった作業を自動で行えるのが特徴です。

一回で、数十件や数百件、もしくはそれ以上の請求書や支払明細書などをまとめて送る場合は、作業時間も多くの時間を要します。このような作業は、封入封緘機（インサーター）を使用することによって、自動化できるため、作業効率が上がるだけではなく、コスト削減にもつながるでしょう。従来、目視で行うことによって発生していた誤封入や誤発送のリスクを予防することにつながるため、導入すると得られるメリットは大きいといえます。

封入封緘機（インサーター）は、利便性の面からも、さまざまな企業が導入しています。

WEB請求書発行システムとは？

WEB請求書システムとは、インターネット上で請求書の作成や送付、保管などが行えるシステムのことです。電子請求システムとも呼ばれており、業務の効率化を目指せます。WEB請求書システムを導入すると、書類の印刷・書類を折る・封筒に入れる・封をするといった発行作業の手間が省けます。それだけではなく、人件費の削減につながるほか、紙代や印刷費、郵送費などのコストもかからないのが魅力です。

WEB請求書発行システムは、納品書・支払明細・領収書といったさまざまな帳票だけではなく、チラシ・お知らせといった書類の発送が可能です。WEBですので、郵送と比較すると早く受け取れたり、お客様側も請求書の受け取り側がスムーズだったりするメリットが期待できます。

封入封緘機とWEB請求書発行システム導入の効果を比較

近年、紙の書類や帳票に代わり、請求書や支払明細書などさまざまな書類が電子データ化され、電子ファイルのまま利用する方も多くいます。このように電子書類や電子帳票が普及するに伴い、WEB帳票発行システムを取り入れる企業が増えています。

請求書や書類の発行といった作業をWEBによる電子請求書の発行に切り替えると、書類の印刷・書類を折る・封筒に入れる・封をするといった作業をする手間が省けます。そのため、人件費はもちろん、紙代や発送費などにかかるコストの大幅な削減につながるのです。

また、WEB帳票発行システムなら、封入封緘機（インサーター）と比較しても、場所を取りません。以上のことから、WEB帳票発行システムの導入を検討する企業は増加しているのです。

しかし、相手先の要望などにより、WEB発行へ移行できないケースもあります。そのような場合については、自社で対応せざるを得ない状況になることもあります。

また、今まで紙で発行していたものを電子化するということは、会社内での合意を得なくてはならないだけではなく、さまざまな部署と緊密な連携をとらなければならないなど、導入時のハードルが大きくなりやすいです。

まとめ

封入封緘機とWEB請求書発行システムを導入すると、さまざまなメリットが期待できます。WEB帳票発行システムなら、封入封緘機（インサーター）と比較しても、場所を取りません。それぞれの特徴や違いをよく把握したうえで導入を検討するのが望ましいです。

すでに封入封緘機を導入している企業は、WEBを検討するのも１つの方法です。まだ封入封緘機を導入していない企業の場合、自社で導入を検討するか、または代行業者に依頼するか、という選択肢があります。

こちらのサイトでは、封入封緘機（インサーター）に関する情報やさまざまなおすすめメーカーをご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

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