封入封緘機の名寄せ機能について

封入封緘機の「名寄せ機能」は、多数の郵便物を効率良く処理する上で、重要な役割を果たします。そこでこちらのページでは、封入封緘機の名寄せ機能について、また事例について解説します。

封入封緘機の名寄せ機能とは？

封入封緘機の名寄せ機能は、郵便物の効率的な処理を可能にする機能です。この機能は、バーコード機能を用いて顧客情報が印刷された書類を自動で仕分けし、適切な書類をそれぞれの封筒に封入します。

例えば、異なる宛先に異なる枚数の明細書を送る場合でも、名寄せ機能を活用することで、各宛先に必要な書類を正確に封入することが可能です。

さらに、OMRマーク（光学マーク認識）を印字し、機械給紙時に読み取ることで、一つの封筒に任意の枚数を封入することもできます。

名寄せ機能付きの封入封緘機を導入することで、時間短縮とコスト削減を実現し、作業の正確性を高めることが可能に。郵便物の多い企業や機関にとって、大きなメリットとなるでしょう。

封入封緘機の名寄せ機能の事例

工数削減と精神的負担の軽減

一般財団法人淳風会は、岡山県を拠点に健康診断サービスを提供しています。同会は16万人分の健診結果を封入する際の複雑な帳合（名寄せ）作業と、後納郵便料金の計測処理の効率化が課題でした。手作業による帳合作業では、誤封入のリスクが懸念されており、また郵便料金の計測に多くの時間がかかっていました。

この課題に対し、淳風会は封入封緘機の名寄せ機能を導入。健診結果の紹介状を自動で仕分けし封入することで、手作業による誤封入のリスクを削減し、業務効率化を実現しました。

また、封入封緘機により封入後のダブルチェックが不要となり、誤封入は導入以来一度も発生していないそうです。封入作業の工数削減により、担当者の精神的負担も軽減されたとのこと。

さらに、郵便料金計器を導入することで料金カウント、スタンプ印字、集計作業までが自動化され、郵便料金の計測と集計の作業も大幅に削減されました。自動化により、検査キットの処理もスムーズに行えるようになり、以前の手作業には戻りたくないとスタッフから評価されています。

※参照元：ピツニーボウズジャパン株式会社公式HP（https://www.pitneybowes.com/jp/shipping-and-mailing/case-studies/junpukai.html）

自治体における封入封緘機の名寄せ機能活用例

大阪府阪南市では、自治体における多量の文書発送作業を効率化するために、封入封緘機の名寄せ機能を活用しています。従来、職員は手作業で宛先ごとに文書を集約し、封入後再度確認していましたが、封入封緘機の導入により、作業時間が大幅に削減されました。

機械は文書と封筒をセットするだけで、紙折りから名寄せ、封入、封緘までの一連の作業を自動化します。名寄せ機能では、文書に付与されたバーコードを読み取り、名寄せのミスや文書の抜け・重複を検知し、必要に応じて稼働を停止します。これにより、誤封入のリスクを大幅に減少させ、職員の精神的な負担も軽減されました。

繁忙期には、約1,500通の文書を10時間で処理する必要があった作業が、封入封緘機の導入によりわずか2時間で完了。普段の作業も1日5分程度に短縮されました。

※参照元：自治体通信Online公式HP（https://www.jt-tsushin.jp/articles/case/jt30_pitneybowes）

編集チームまとめ

封入封緘機の名寄せ機能は、大量の郵便物処理を効率化するための重要な機能です。封入封緘機の導入を検討する際は、名寄せ機能の有無や性能を慎重に考慮することが重要です。

実は封入封緘機には卓上型（小型）と大型の2種類があり、選ぶべき企業が異なります。このサイトでは、2種類のタイプごとにおすすめのメーカーを紹介。封入封緘機の導入を検討中の方はぜひ参考になさってください。

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