省力化や業務効率化を図るために封入封緘機を導入すると決めても、多くの種類がありどれを選べば良いかわからないことがあるでしょう。封入封緘機を選ぶ際には、いくつかのポイントがあるので紹介します。自社の使用方法や優先順位も併せて検討すると、選ぶ基準が見えてきます。
封入封緘機は、どのような視点で選べば良いのでしょうか。失敗しない選び方のポイントを紹介します。さまざまな種類があるため、業務効率化と省力化が実現できるよう、自社での使い方も把握しておきましょう。
オフィス内で封入封緘機を使用するなら、どのくらいの音が出るかは1番に検討すべきポイントです。特にデスクトップインサーターと呼ばれる卓上型の封入封緘機の場合、音によって仕事の邪魔になることが考えられます。
紙を折る機能を使用する場合、機種によってはかなり騒音が出る場合があるため、設置場所もよく考慮する必要があるでしょう。
音は実際に使用してみないとわかりにくいため、導入前に実機で音の大きさを確認してみることをおすすめします。
卓上型であっても大型機であっても、カラータッチパネルが採用されていることがほとんどです。ただし封入する書類は紙のサイズや折り方など、多種多様です。定期的に大量の封入封緘があれば、それらの異なる郵送物に対し的確な指示をする必要があります。
誰でも簡単にわかりやすい操作性でないと、特定の担当者しか機械を扱うことができず、その人がいないと作業がストップするということにもなりかねません。
ユーザーの動線に配慮された、誰でも操作できる封入封緘機が理想的です。
封入封緘機には、書類を折る機能があります。ただし機械によって「まとめ折り」ができるものと「バラ折り」しかできないものがあります。
まとめ折りは折った書類を空の封筒にまとめて封入できます。そのためバラ折りよりスピーディで封筒内での紙詰まりも防げます。
１度にどのくらいの量の書類を折って封入するのかを考えて、「まとめ折り」の機能があるかどうかを選択しましょう。
封入封緘機は迅速に封入作業ができる一方で、不具合が起こった場合にはある程度は自社でメンテナンスできることも大切なポイントです。
封入封緘機によく起こる不具合は、紙詰まり、作業環境や設定の変更、使用しているテープやのりの状態が悪いなどが挙げられます。これらを自力で復旧させるには、機械の内部へアクセスする必要があります。
レバーのワンタッチ操作で封入封緘機の全体を全開にできるものもあれば、機種によっては１つずつ取り外してメンテナンスするものもあります。
内部アクセスの良さは不具合が起こった場合の復旧のスピードに影響するため、１日の封入封緘の量や頻度でよく検討しましょう。
封入封緘機の厚み検知は主に２種類あります。「機械式」の方は物理的に用紙を挟んで検知して誤封入を防止しています。
一方「透過式」の厚み検知は、非接触で紙の厚さを測ります。そのため紙の色の濃い用紙や厚い紙の場合、正しく厚みを検知してくれないことがあります。
用紙の厚さや色が異なるものを封入封緘することが多ければ、「機械式」の方が紙の厚さやカラー印刷のトナーなどの影響を受けることが少なく、正確に厚みを検知してくれます。
封入・封緘までを機械で行い作業効率化を図ったら、封筒の給紙や封入封緘後にどこまでできる機能があるかについても考えてみましょう。
封入封緘機には封緘のあとにのり付けまでできるものや、バーコードやQRコードなどを読み込んで管理できるものなどもあります。
また作業効率を考えるなら一緒に導入をおすすめしたいのが「郵便料金計器」です。郵便料金計器は自動で計測して郵便料金を印字してくれます。
作業が終わったらそのままポストに投函できるため、大量の郵便物を郵便局まで持って行く時間や手間が省けます。郵便局の営業時間も気にする必要もなく大変便利です。
郵便物などの封入・封緘を人の手で行うと、大変な時間と手間がかかります。大量の郵便物発送がある企業などは、作業効率化や担当者の負担軽減、人件費の削減などの向上を図り、封入封緘機の導入を検討することもあるでしょう。
しかしながら封入封緘機には多種多様な機能があり、どれを選べば良いのかわからないこともあります。まずは自社の過去の封入・封緘作業から、封入封緘機にどのような機能が必要か考えてみましょう。
その上で記事にあるポイントをおさえながら、自社にはどの種類が合うのか検討してみてはいかがでしょうか。
ピツニーボウズジャパンは、卓上型の封入封緘機を主に取り扱っており、製品の性能の違いで8種類ものラインナップを誇っています。
導入時のコンサルティングにも注力しているため、現在の状況をどのように効率化していきたいかなどをヒアリングし、要件に適う製品選びを行ってくれます。
また、点検や修理などの多様な要望に応える「PB保守サービス」も用意しているので安心です。
BlueCrestは主に大型の封入封緘機を取り扱っており、さまざまな種類の封入封緘作業に対応できる機種から大口のDMに特化した機種まで、幅広く取り扱っています。
オプションで機能を拡張することもできるため、お客様の環境に適した製品を提案可能。
加えて、サービス技師とサポート専門家のフォローにより、業界ハイレベルの設備保全サービスの提供に努めています。
【選定条件】Google検索「封入封緘機」でヒットした封入封緘機メーカー7社の内それぞれ下記の理由で選定（2022年12月26日時点）。
ピツニーボウズジャパン（卓上型）：取り扱っている製品の種類が最も多い（8製品）
BlueCrest（大型）：取り扱っている製品の種類が最も多い（8製品）
