大量の封入・封緘の作業を軽減しようと、インサーターと呼ばれる封入封緘機の導入を検討している企業は多いことでしょう。ただし封入封緘機の導入にはいくつかの課題があります。せっかく導入したのに失敗とならないよう、導入するにあたってのよくある課題を紹介します。これらの課題が解決できるかどうかも、導入を検討する際に考えてみましょう。
封入封緘機の導入により、大量の郵便物などの手作業から解放され、担当者の負担軽減や時間短縮が図れます。ただし封入封緘機を導入するには、いくつかの課題もあります。どのような課題があるのか知っておくことで、導入するかどうかの判断ができるので、把握しておきましょう。
大量の封入・封緘作業を封入封緘機で行えば、人が手作業で行う時間の1/10程度で可能となり、大幅な業務効率の向上が図れます。機械の導入により手作業での封入封緘にかかっていた人員や作業工数を削減でき、負担軽減にもなるでしょう。
高い性能で処理能力もパワフルな封入封緘機は、大容量の書類や封筒の供給装置を搭載しており、大量の作業にも対応できます。
ただし検査システムまで搭載されているような上位モデルになると、導入コストが高くなります。また機械自体もそれなりに大きいため設置スペースや電源の確保も考慮しなければなりません。
封入封緘機の導入にかかるコストと、導入によって削減できるコストを比較検討する必要があるでしょう。
封入封緘機は書類と封筒を準備してセットすれば、折りたたみや封筒への封入、封緘、数量確認などが自動化でき、業務効率化が図れます。
ただし書類や封筒などを機械で処理する以上、紙詰まりなどのトラブルや誤作動は避けられません。システムで監視できる機種もありますが、結局は監視員が必要になったりする問題があります。
また封入封緘機には推奨気温と湿度があり、特に梅雨から夏にかけては機械の推奨環境から外れることも考えられます。設置場所にもよりますが、封入封緘機のために空調を調整する必要があることもあります。
封入封緘機をスムーズに運用するには、使い方はもちろんメンテナンスの仕方などを知っておく必要があります。不具合のたびにメーカーから点検に来てもらうとさらにコストがかかる可能性もあるため、ある程度のトラブルには社内で対処できるよう、社内オペレーターのトレーニングが必要になります。
担当者が封入封緘機のオペレーションができるようになったとしても、その人が不在時にトラブルがあれば対処できないという課題もあります。そうなると複数のオペレーターのトレーニングが必要となり、時間もコストもかかってしまいます。
封入封緘機は大量の書類を折って封入し、封緘までしてくれる優れた機械です。ところが導入にあたってはコストやトラブル、オペレーターのトレーニングといった課題もあり、これらを解決して対処できなければ導入のメリットが少なくなってしまいます。
封入封緘機の導入を検討する際には、これらの課題があることを踏まえた上でメリット・デメリットを比較検討してみましょう。
ピツニーボウズジャパンは、卓上型の封入封緘機を主に取り扱っており、製品の性能の違いで8種類ものラインナップを誇っています。
導入時のコンサルティングにも注力しているため、現在の状況をどのように効率化していきたいかなどをヒアリングし、要件に適う製品選びを行ってくれます。
また、点検や修理などの多様な要望に応える「PB保守サービス」も用意しているので安心です。
BlueCrestは主に大型の封入封緘機を取り扱っており、さまざまな種類の封入封緘作業に対応できる機種から大口のDMに特化した機種まで、幅広く取り扱っています。
オプションで機能を拡張することもできるため、お客様の環境に適した製品を提案可能。
加えて、サービス技師とサポート専門家のフォローにより、業界ハイレベルの設備保全サービスの提供に努めています。
【選定条件】Google検索「封入封緘機」でヒットした封入封緘機メーカー7社の内それぞれ下記の理由で選定（2022年12月26日時点）。
ピツニーボウズジャパン（卓上型）：取り扱っている製品の種類が最も多い（8製品）
BlueCrest（大型）：取り扱っている製品の種類が最も多い（8製品）
