地公体・自治体の各課では日々、数多くの郵便物を発送しています。税金や健康診断に関する通知、ふるさと納税への返送などなど。
そんなとき書面の封入封緘に作業時間を削られると本来の業務にも支障をきたしかねないため、多くの地公体・自治体が現在、封入封緘機の導入を進めています。
ここでは、実際に封入封緘機を導入した地公体・自治体の事例を紹介しています。封入封緘機の導入を検討したいという際はぜひ確かめてください。
封入封緘機は、書面を折り畳み封筒に入れる工程を手作業ではなく機器によって行うものです。
そんな封入封緘機を導入した地公体・自治体では、具体的にどのような場面で活用しているのでしょうか。
また活用したことで特にどのような変化やメリットを得られたのでしょう。
地公体・自治体における封入封緘機の活用方法について、3つの事例を通してチェックしていきましょう。
時期にもよりますが、市役所では納税通知書を始めとしたさまざまな郵便物を毎日1,000通近く発送しています。
こうした郵便物の通数・種類分別、郵便料金などの確認や集計への作業負荷はかなりのものでした。
しかし、こうした負荷のかかかる作業もピツニーボウズジャパンの封入封緘機を導入したところ、各課で行っていた通数と郵便料金の確認や集計を含め、完全に自動化されました。
また、郵便局への持ち込み時間を気にかける必要がなくなりましたので、発送もフレキシブルに行えるようになりました。
市役所のふるさと納税に関する書類送付作業には負担がかかっていました。そこで書類送付作業の手間を解消してくれる高速カラープリンターと、書面をプリントしたあとそれを三つ折りし、封入封緘まで自動処理する機器などをセットで導入しました。
これにより作業の手間が解消され、また、業者に委託するよりも低コストであるために経済的に封入封緘が行えるようになりました。
市役所のふるさと納税に関する処理業務のために、封入物のプリントをスピーディーに行える高速カラープリンターと、書類の三つ折りから封入封かんまでをワンストップで行う機器を購入しました。
お陰でふるさと納税の処理業務が完全に自動化され、以前より手間がかからなくなっただけでなく、誤封入のリスク解消によって職員のストレスも軽減しました。
また、作業時間そのものが年間約370時間も削減されたため、臨時職員の人件費も削減できました。
地公体・自治体ではさまざまな書類を扱っているために封入物の種類も多く、誤封入へのリスクは特に職員への強いストレスになりがちです。
そのため自動で正確に封入作業を行う封入封緘機の導入は、封入作業そのものの負担軽減だけでなく、誤封入に対する職員のストレス対策にもなります。
ただし、封入封緘機には大型タイプと小型の卓上タイプの2種類があることから、地公体・自治体が導入するためには施設規模や作業スペースに適したものを選ぶ必要があります。
また、メーカーごとに封入封緘機にも特徴があるため、導入する前には機能や処理可能な通数などをじっくり検討してみてください。
当サイトでは、おすすめの封入封緘機メーカーを紹介しています。導入すべき封入封緘機を選ぶ際にはぜひ参考にしてください。
ピツニーボウズジャパンは、卓上型の封入封緘機を主に取り扱っており、製品の性能の違いで8種類ものラインナップを誇っています。
導入時のコンサルティングにも注力しているため、現在の状況をどのように効率化していきたいかなどをヒアリングし、要件に適う製品選びを行ってくれます。
また、点検や修理などの多様な要望に応える「PB保守サービス」も用意しているので安心です。
BlueCrestは主に大型の封入封緘機を取り扱っており、さまざまな種類の封入封緘作業に対応できる機種から大口のDMに特化した機種まで、幅広く取り扱っています。
オプションで機能を拡張することもできるため、お客様の環境に適した製品を提案可能。
加えて、サービス技師とサポート専門家のフォローにより、業界ハイレベルの設備保全サービスの提供に努めています。
【選定条件】Google検索「封入封緘機」でヒットした封入封緘機メーカー7社の内それぞれ下記の理由で選定（2022年12月26日時点）。
ピツニーボウズジャパン（卓上型）：取り扱っている製品の種類が最も多い（8製品）
BlueCrest（大型）：取り扱っている製品の種類が最も多い（8製品）
