企業ではDMや案内票、帳票などさまざまな封入封緘の作業が発生します。この作業を手作業で行う場合には、さまざまなリスクが発生する可能性が考えられます。そこで、封入封緘作業におけるリスクを低減し、作業を効率化する方法を提案。作業にかかる人員や工数を削減したいと考えている場合には、ぜひ参考にしてください。
顧客や取引先に送付するDMや案内票、帳票などの封入封緘を手作業で行っている場合、さまざまな課題が発生する可能性があります。ここでは、「作業効率の低下」と「人的ミスのリスク」の2点について見ていきましょう。
手作業で封入を行った場合、慎重さが求められることから作業効率が低下する可能性があります。
封入封緘を行う場合には、「書類を折る」「折った書類を封筒に入れる」「糊付けを行って封を閉じる」などの作業のほか、「宛先に間違いがないかを確認する」「封入した書類に間違いがないか確認する」などさまざまな作業が発生します。これらは、それぞれは単純な作業ではあるものの、送付先や送付件数が多くなるほどに作業者の負担が増えていきます。
その中で、折り方が悪く封筒に書類が入らない、綴じ目が斜めになってしまうなどのミスが発生すると、書類の印刷からやり直しを行う必要が出てきます。
以上のように、手作業で行う場合には慎重に進める必要があるため、集中力が切れてしまい効率が低下する、考えていた以上に工数がかかってしまう、などの課題が発生することがあります。
人が作業を行う場合に、いくら注意をしていても人的ミスが発生する可能性はゼロではありません。
書類の折り方が雑だった、折り目を間違えてしまい封筒に入れられない、糊付けが雑で書類に糊がついてしまったといったミスから、封入する書類が足りない・入れ間違いをしてまった、送付先を間違ってしまったなど、さまざまなミスが発生するリスクが考えられます。
このようなミスは、印刷し直すことでカバーできるものもありますが、送付先の間違いをしてしまった場合は機密情報の漏洩など重大な事態に発展する可能性も考えられます。人的ミスが起こらないようにするには、1人の作業者がチェックをするのではなく、ダブルチェックやトリプルチェックを行う体制づくりが必要になってきます。
封入封緘を効率的に行うには、「封入封緘サービス（代行サービス）の利用」と「封入封緘機（インサーター）の導入」という2通りの方法が考えられます。ここでは、それぞれのメリットやデメリットなどを紹介します。
作業にかかっている人員や作業工数を削減したい場合には、封入封緘作業の代行サービス代行サービスを検討するのもおすすめです。
また代行サービスを利用するメリットとして、「社内に誰もいない」という状況でも作業を進められます。近年ではテレワークを導入する企業が増えていますが、そのような場合でも封入封緘作業を行いたい場合には、代行サービスを利用すれば出社する必要もなくなります。
ただし、継続して代行サービスを利用する場合にはその分コストがかかる点がデメリットです。また、送付する件数が多くなるほどコストも大きくなる点には注意が必要といえます。
封入封緘作業を自動化できる「封入封緘機（インサーター）」を導入するのも選択肢のひとつです。
封入封緘機は、「書類の折り込み」「封筒への封入」「封緘」といった作業を行えます。また、機種によっては書類の折り方を選択する、封入枚数や書類の種類をコンピューターで制御してミスを防止する、封緘後に封筒の重さを計測して封入漏れがないかを確認できるといった機能を搭載しているものもあります。
何より封入封緘機の導入によって、作業スピードが格段に向上します。これまで手作業での封入封緘に費やしていた人員・作業工数を大幅に削減でき、それ以外の作業に注力できるのは大きな導入メリットといえます。
ただし、封入封緘機を導入するには購入費やリース代などのコストが発生することに加えて、設置スペースを用意する必要があります。また、機械の操作や発送作業は人の手で行う必要があるため、完全にテレワークの状態では封入封緘機の活用は難しい面があるといえます。
数多くのDMや案内票、帳票などの発送に伴い、封入封緘を人の手で行っている場合、さまざまなリスクがあるといえます。効率よく作業を進めていくには、封入封緘機の導入などの方法が考えられます。
現在はさまざまな封入封緘機が各メーカーから販売されています。自社の規模やニーズに合わせてどの機器を導入するかを検討することが大切です。
ピツニーボウズジャパンは、卓上型の封入封緘機を主に取り扱っており、製品の性能の違いで8種類ものラインナップを誇っています。
導入時のコンサルティングにも注力しているため、現在の状況をどのように効率化していきたいかなどをヒアリングし、要件に適う製品選びを行ってくれます。
また、点検や修理などの多様な要望に応える「PB保守サービス」も用意しているので安心です。
BlueCrestは主に大型の封入封緘機を取り扱っており、さまざまな種類の封入封緘作業に対応できる機種から大口のDMに特化した機種まで、幅広く取り扱っています。
オプションで機能を拡張することもできるため、お客様の環境に適した製品を提案可能。
加えて、サービス技師とサポート専門家のフォローにより、業界ハイレベルの設備保全サービスの提供に努めています。
【選定条件】Google検索「封入封緘機」でヒットした封入封緘機メーカー7社の内それぞれ下記の理由で選定（2022年12月26日時点）。
ピツニーボウズジャパン（卓上型）：取り扱っている製品の種類が最も多い（8製品）
BlueCrest（大型）：取り扱っている製品の種類が最も多い（8製品）
