膨大な量のダイレクトメールや郵便物の封入・封緘は、自社の社員が行う作業の一つですが、作業の効率化も検討するにあたって、封入封緘機の導入や代行業者への依頼を検討する方も少なくありません。どちらの選択が良いのかは、作業内容や郵便物の量などによって違います。
どちらが自社にとって適している方法であるか、コストやミスの発生なども比較して検討していきましょう。
様々な企業の業務として欠かせないDMの封入・封緘作業は、基本的に自社で行いますが、膨大な量になったり、人員の確保が難しい場合には代行業者に依頼することもできます。自社で作業と外注での作業にはそれぞれメリットやデメリットがあります。
ここではそれぞれのメリットやデメリットについて詳しく解説していきます。
また外注による作業の種類についても詳しく紹介しています。ぜひ参考にしてください。
封入・封緘作業は、「封入物を封筒に入れて封をする」という一連の作業のことを指しますが、そのやり方は業者によってちがいがあります。内容物と使用する封筒によっては、折り作業が発生することもあります。
ここでは手作業によるものと機械を使用した作業の特徴についてそれぞれ解説しています。
手作業による封入・封緘は、人力によるものなので大量の封入には時間がかかってしまう点がデメリットとなります。
しかし、機械には処理できない数の封入物がある場合や、対応しにくい資材を入する必要がある場合に、臨機応変に対応できるのが需要が無くならないポイントです。
また、個人情報などの重要事項が記載されている封入物を取り扱う際にも照合封入を行う必要があるため、手作業を推奨しています。
機械による封入・封緘作業は、同じ内容の郵便物を短時間で大量に作ることで出来るのがポイントです。急ぎの場合や大量のＤＭを送付する際におすすめの方法です。折り作業も自動で行うため、作業効率化に役立てることができます。また、カメラによるチェックや郵便物の重さを量ることで、封入の間違いを防ぐこともできます。
ただし、機械にセットできない資材がある場合や個人情報などの照合が必要な封入には対応しきれないデメリットもあります。
封入封緘代行を利用するメリットは、質の良い作業で仕上がりのクオリティが高まる点です。慣れているスタッフが作業することで、折り損じや破れなどのミスが少なく、封筒や書類おロスを防ぐことができるため、自社で作業するよりも結果的にトータルコストの削減にも繋がります。
たくさんの資料や内容物の封入作業は、ミスも起こりやすいものです。代行業者はマニュアルに則ってチェック体制をしっかりと整えているので正確かつ安全に発送できるのが魅力です。
また、事務作業を代行業者に依頼する事で、社員が本来の業務に集中して取り組めるため、ストレス軽減にもなり作業効率が上がる効果も期待できます。
封入・封緘作業を外注に依頼するときには、ミスが発生したときの対応について注意が必要です。ほとんどのＤＭ発送代行業者は、発注代金を上限としてミスによる損害を補償していますが、それ以上の損害が発生した場合、超過分については補償されません。
また、ミスが発生してからの対応速度についても業者によって違いがあります。外注先を選ぶ際には、ミス発生時の対処スピードや、詳しい補償内容について調べてから発注することが大切です。
ＤＭの封入・封緘作業は、自社で行うだけでなく、代行業者に依頼することもできます。それぞれにメリット・デメリットがありますが、プロの業者に依頼することで、作業の効率化やトータルコストの削減ができ、ミスやロスが減少する可能性があります。
事務作業に煩わされることなく、本来の業務に集中して取り組むことができるため、社員のストレス軽減も期待できるでしょう。
しかし例外として、内容物に社外秘のデータが記載されている場合や人員の確保が可能もしくはDM発送作業チームなどがある場合には、自社で作業を行うほうがコストも削減でき、リスクも低くなります。
代行業者に発注する時には、ミス発生時の対応スピードや、損害補償金額の上限などを詳しく調べてくことが重要です。
ピツニーボウズジャパンは、卓上型の封入封緘機を主に取り扱っており、製品の性能の違いで8種類ものラインナップを誇っています。
導入時のコンサルティングにも注力しているため、現在の状況をどのように効率化していきたいかなどをヒアリングし、要件に適う製品選びを行ってくれます。
また、点検や修理などの多様な要望に応える「PB保守サービス」も用意しているので安心です。
BlueCrestは主に大型の封入封緘機を取り扱っており、さまざまな種類の封入封緘作業に対応できる機種から大口のDMに特化した機種まで、幅広く取り扱っています。
オプションで機能を拡張することもできるため、お客様の環境に適した製品を提案可能。
加えて、サービス技師とサポート専門家のフォローにより、業界ハイレベルの設備保全サービスの提供に努めています。
【選定条件】Google検索「封入封緘機」でヒットした封入封緘機メーカー7社の内それぞれ下記の理由で選定（2022年12月26日時点）。
ピツニーボウズジャパン（卓上型）：取り扱っている製品の種類が最も多い（8製品）
BlueCrest（大型）：取り扱っている製品の種類が最も多い（8製品）
