一般企業では発注書・納品書・請求書などを毎月扱っており、その通数は企業の規模によっては膨大なものとなります。
手作業でこれらの封入作業を行うには人件費などのコストがかかってしまい、また、書面には取引先の重要な情報も記載されているため誤封入は許されません。
そんな中、各企業では、社員の作業を軽減する意味でも、封入に正確さを持たせる意味でも、封入封緘機の導入を進めるところも増えてきました。
ここでは、封入封緘機の導入を検討している企業に対し、すでに機器を購入済みの企業から事例を3つお届けします。ぜひ参考にしてください。
封入封緘機によって一般企業からの発注書・納品書・請求書の発送は、手作業ではなく自動的に行えるようになります。
それでは、すでに封入封緘機を導入した一般企業ではこの封入封緘機によってどんな効果やメリットがもたらされたのでしょう。
また、活用したことで特にどのような変化があったのでしょうか。
ここでは一般企業における封入封緘機の活用方法について、3つの事例を紹介します。
農業用水を貯水するダムとその水の管理を行っている企業では、冊子の作成や封入封緘作業のために残業が発生することもあり、改善が求められていました。
そこで封入封緘機を導入し、冊子作成と封入封緘に関わる作業を自動化することでまず残業の発生を減らし、さらには人件費の削減にも成功しました。と同時に自動化によりヒューマンエラーによる単純な作業ミスや、冊子の落丁・乱丁なども防げるようになりました。
封緘機を導入する前は各営業所で請求書や納品書の発送業務を行っていました。しかし、取引先の情報を扱うことから誤封入は許されず、請求書の発送が集中する日、社員の中には休みを取れない者もいるほどでした。働き方改革の観点からもこうした発送業務を改善する必要があり、そこで発送作業を各営業所から本社へと集約し、請求書を5,000件、納品書は16,000件と、毎月合計20,000件を超える封入を行うこととなりました。
これをきっかけに封入封緘機を導入したところ、以前と比べて発送作業に関わる社員の業務量を10分の1程度まで軽減することができました。
毎月実施される通知物の作成では、書面の折り畳みと封筒の封かんが手作業にて行われていました。その作業には五人体制で3～4時間もの時間が費やされていたのです。しかし、今後は省力化し目指し、効率的に時間を使いたいという思いから、卓上紙折り機と卓上型封緘機を同時に導入しました。これまでは手作業だったために紙の折り目がずれたり、封筒の糊付けがはみ出すなどのミスや荒さが目立ちましたが、折り機と封緘機を導入してからは正確に業務を行えるようになりました。
一般企業における書類の誤封入は、取引先の機密情報にも関わることから、自社への信頼を失墜させるおそれがあります。
封入封緘機の導入が進む理由としては、作業の効率化だけでなく、こうした手作業による誤封入などのヒューマンエラーを防ぎ、より正確な発送を行うという側面もあります。
ただ、封入封緘機には大型タイプと小型の卓上タイプの2種類があるため、一般企業が導入する際にもそれぞれのオフィスや作業スペースに適した機種を選ぶ必要があります。
メーカーごとに封入封緘機の機能や処理できる通数などにも違いがみられますので、まずはじっくりと比較検討してみてください。
このサイトでは、おすすめの封入封緘機メーカーを紹介していますので、選ぶ際にはぜひ参考にしてください。
ピツニーボウズジャパンは、卓上型の封入封緘機を主に取り扱っており、製品の性能の違いで8種類ものラインナップを誇っています。
導入時のコンサルティングにも注力しているため、現在の状況をどのように効率化していきたいかなどをヒアリングし、要件に適う製品選びを行ってくれます。
また、点検や修理などの多様な要望に応える「PB保守サービス」も用意しているので安心です。
BlueCrestは主に大型の封入封緘機を取り扱っており、さまざまな種類の封入封緘作業に対応できる機種から大口のDMに特化した機種まで、幅広く取り扱っています。
オプションで機能を拡張することもできるため、お客様の環境に適した製品を提案可能。
加えて、サービス技師とサポート専門家のフォローにより、業界ハイレベルの設備保全サービスの提供に努めています。
【選定条件】Google検索「封入封緘機」でヒットした封入封緘機メーカー7社の内それぞれ下記の理由で選定（2022年12月26日時点）。
ピツニーボウズジャパン（卓上型）：取り扱っている製品の種類が最も多い（8製品）
BlueCrest（大型）：取り扱っている製品の種類が最も多い（8製品）
