誤封入/誤発送を防止

毎日多くの郵送物の封入作業を行っている企業にとって、「誤封入/誤発送を防止する」ということは、重要な課題の1つです。

そこで、こちらのページでは、実際の導入事例を交えて封入封緘機を導入することで誤封入/誤発送を防止できるかどうかを詳しく解説します。

封入封緘機が誤封入/誤発送防止に
どう役立つか

スタッフの手で日々たくさんの郵送物の作成を行っている企業の場合、誤封入/誤発送の防止という問題に頭を抱えている方も多いでしょう。

誤封入をすることで顧客からの信頼を失ってしまうだけでなく、誤発送をすることで個人情報が漏えいしてしまうリスクもあります。

そこで、「誤封入/誤発送を防止したい」という課題を解決するためには、封入封緘機の導入がおすすめです。

封入封緘機にも種類がありますが、一部の機種ではカメラを搭載し、バーコードやQRコードなどを読み込み、コンピューターで書類の一元管理ができるものもあります。

人の手ではどうしてもミスが発生してしまいがちですが、コンピューターによる管理であれば、大幅にミスを減らしていくことができるでしょう。

また、封入封緘機が正確に書類の枚数を確認しながら、封入作業を行っていくため、「書類が足りなかった」という問題や「誤った書類が入っていた」という問題も減らしていくことが可能です。

事例1：月稼働時間の1/3の時間を
かけていた作業が不要に

事業用不動産サービスを展開する企業では、毎月2000通もの請求書を発行していることから、毎月手作業による請求書の突き合わせ作業と、封入封緘作業が発生しています。

業務負担の軽減と限られた人材を有効活用することを目的に、封入作業機を導入しました。

もともとは専任のスタッフが1ヶ月の約1/3の時間をかけていた「紙折り作業」と「封入封緘作業」が不要となったため、別業務へアサインすることができました。

また、機械によって自動化ができたため、誤封入や誤送付のリスクがなくなった点も大きなメリットです。

今後はより事業を拡大していくためにも、パンフレットなどお客様にとって有益な情報を同梱する施策も検討しています。

事例2：封入封緘機と郵便料金計器の
併用で業務効率化を実現

毎年16万人もの健診を受け入れる法人での封入封緘作業はかなりの人的コストがかかっていました。

ミスを最小限にするためにもダブルチェックが欠かすことができず、スタッフの作業負担も大きなものでした。

しかし、ピツニーボウズジャパンの封入封緘機を導入したことで、特に時間のかかる名寄せ作業や紙折り作業、ダブルチェックなどの工程が不要になり、効率化とともに正確性も向上できました。

さらに郵便料金計器と併用することで、「もう以前の手作業には戻れない」と思うほど、作業工数の削減ができました。

封入封緘機を取り扱うスタッフは20名ほどいますが、直感的に操作ができるため、特に問題となることもなくすぐにスタッフ全員が操作できるようになったこともよかったです。

封入封緘機を導入すると誤封入/誤発送を防止できますが、導入効果はそれだけではありません。

封入封緘機を使えば自動で封入作業を完了できるため、人の手で行うより効率的に作業でき、生産性の向上に繋がります。

以下のページでは実際に効率化/生産性の向上に効果があった封入封緘機の導入事例を紹介しているので、封入作業に時間をとられて困っているなどの課題を抱えている方はぜひチェックしてみてください。

封入作業の効率化/生産性向上
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編集チームまとめ

誤封入/誤発送を防止するには
カメラ付きの封入封緘機が適切

一言に封入封緘機といっても、ただ書類を折って封筒に封入するだけのものもあります。誤封入/誤発送の防止に力を入れたい場合は、コンピューターで書類の一元管理ができる封入封緘機がおすすめです。

実は封入封緘機には卓上型（小型）と大型の2種類があり、選ぶべき企業が異なります。このサイトでは、2種類のタイプごとにおすすめのメーカーを紹介。封入封緘機の導入を検討中の方はぜひ参考になさってください。

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