封入封緘機とは、具体的にどのような機能があり、どんなことができるのでしょうか。世界中で利用されている封入封緘機とはどんなものか、封入封緘機の主な機能やメリット、封入封緘機の導入時のポイントなどについて解説します。
封入封緘機とは、別名「インサーター」とも呼ばれる機械で、郵便物などの封入・封緘を自動で行う機能です。具体的には、カタログや請求書、支払明細書といった書類を必要なサイズに折りたたみ、決められたサイズの封筒の中に封入をするという動作を行います。
人の手では1時間当たりの封入・封緘作業に限界があるものの、これらの動作を機械で自動的に対応できるので、人件費の削減や生産性の向上に寄与することができます。
封入封緘機の機種によっては、書類の種類を複数セットすることができる機種や、書類の折り方を複数種類から選べる機種、多彩な封筒サイズに対応している機種等があります。
また、封入封緘のあとに糊付けまでできるものや、バーコード・QRコードを読み込んで書類を管理できるものなどもあります。
封入封緘機の主な機能として、「書類を折りたたむ」という機能と、「折りたたんだ書類を封筒に封入する」という機能が備わっています。
使用する封入封緘機の機種によっては、二つ折りや三つ折りといった書類の折りたたみ方を選ぶことができるほか、封入できる封筒サイズが豊富にある場合があります。
こちらのページでは、封入封緘機の主な機能や封入封緘機を利用するメリットなどについて詳しく解説します。これから封入封緘機を検討する方はぜひ一度チェックしてみてください。
郵送物作成業務にあたり、作業の効率化や人件費削減、人的ミスを減らしたいなどの悩みを抱えている方には封入封緘機導の導入がおすすめです。
しかし、費用面やサイズ感などなんとなくで封入封緘機導入を導入してしまうと、処理速度や機能、操作性に不満を持ってしまう場合があります。
そんなことのないよう、封入封緘機の導入には事前にしっかりと考えておかなければならないポイントがあります。こちらのページでは、封入封緘機の導入前に注意したいポイントや、封入封緘機の2つの種類などについて詳しく解説しています。
封入封緘機を導入する際に、考慮すべきポイントの一つが価格相場です。この記事では、大型から小型の卓上サイズまで、封入封緘機の価格範囲を詳しく解説しています。特に大型機種は機能性と処理能力に優れており、価格は高めとなっています。
一方で、小型卓上サイズは、手頃な価格帯で提供されています。リースやレンタル、中古についての情報も紹介しているため、導入を考えている企業や組織にとって、有益な情報となるでしょう。
封入封緘機の選択に際して、費用対効果を考慮した、適切な判断を行うため情報源として活用してください。
封入封緘機は、多種多様な書類を、迅速かつ効率的に処理するための機器です。一般的に2mm〜2.5mm程度の厚みの書類を扱うことができ、一部の高性能モデルでは、さらに厚い書類も対応可能です。
対応できる書類の種類は広範にわたり、商業文書や行政文書、マーケティング関連のDM、チラシ、小冊子、返信用封筒などが含まれます。封入封緘機は、これらの書類を迅速に処理し、業務の効率化を図るために有効なツールです。
企業や行政機関、マーケティング部門など、大量の郵便物を取り扱う場所にとって、封入封緘機は不可欠な存在と言えるでしょう。適切な機種を選ぶことで、業務の効率化だけでなく、コスト削減にも貢献することが期待されます。
封入封緘機の展示会に参加することは、いくつかの大きなメリットがあります。展示会では、最新の封入封緘機を実際に目の当たりにし、直接操作することができます。そのため、機器のサイズ感や操作性、機能性を実際に体感し、導入の際の参考にすることが可能です。
さらに、専門家と直接話す機会が得られることも、大きなメリットと言えるでしょう。自社のニーズに合う機器の選択について相談、疑問点を解消することができます。
また、展示会はビジネスのチャンスを広げるための、ネットワーキングの場としても機能します。
名寄せ機能搭載の封入封緘機の導入は、郵便物処理の効率化に大きく貢献します。名寄せ機能は、バーコードの読取りを通じ、異なる宛先の文書を正確に仕分け。封入作業を自動化します。
具体的な事例として、一般財団法人淳風会や大阪府阪南市が、封入封緘機の名寄せ機能を活用し、大幅な作業時間の削減と誤封入リスクの低減を実現しています。これにより、郵便物の多い組織や企業では、人手に頼った従来の作業方法から脱却し、効率的かつ正確な郵便物処理を可能にしています。
封入封緘機の選定時には、名寄せ機能の効率性と対応能力を検討することが重要だといえるでしょう。
封入封緘機で使用される封筒の口糊は、封緘作業の効率と郵便物の安全性を高めるために、さまざまなタイプが用意されています。
アドヘヤ糊はゴム系接着剤で、封筒のフタと胴体に塗布し乾燥させるタイプ。折り曲げて軽く押さえるだけで接着します。両面テープは封筒のフタ部分に施され、長期保存に適しています。グラシンテープは胴体部に塗布されたアクリル系接着剤に、シリコン加工テープを覆い、剥がして接着するタイプです。
アラビア糊はフタ部分に塗布された水糊で、使用時に水をつけて接着します。これらの口糊は封入機器の種類や封筒の使用目的に応じて選ばれ、郵便物処理の効率化に寄与します。
封入封緘機の導入に際しては、多岐にわたるオプションが提供されており、郵便物の処理速度の向上や機能拡張を目的としています。
例えば、封入、封緘作業を代行するサービス、フラップを自動的に押さえるシーリングサポーター、生産性を高める高速オプション、ページ数の異なる文書に対応する自動ギャップ調整フォルダーなどがあります。
これらのオプションを適切に組み合わせることで、業務の効率化と作業の品質向上が期待でき、郵便物の迅速かつ正確な処理が可能になります。封入封緘機の導入を検討する際は、これらのオプションの中から、自社に合う適切なものを選ぶことが重要です。
企業や施設の運営に欠かせないDMの封入・封緘作業を効率的に行うために、機械の導入や代行業者のどちらを選ぶのかは、郵便物の量や内容によって検討するのが良いでしょう。それぞれにメリットやデメリットがあるので比較してみましょう。人員に余裕があるときや、専門チームがある場合、社外に持ち出せないデータを扱うときには自社での作業を推奨します。
代行業者に発注する場合は、ミス発生時の対応や損害賠償についても調査しましょう。
封入封緘機の導入と代行業者はどちらが良い？についてを詳しく見る
封入封緘機は、減価償却資産として扱われるため、国税庁によって10年の耐用年数が定められています。 耐用年数は、使用可能年数を示すものではありませんが、資産価値を失うまえに買い替える目安として覚えておきましょう。
また、安価な機械ではないので長持ちさせる工夫も必要です。定期的なメンテナンスや、小さな故障を修理することで対応しましょう。機械を購入する際には、専門家によるメンテナンスサービスがある業者を選びましょう。
封入封緘機は、プログラムを設定することで細かな作業に柔軟な対応ができることが大きな特徴です。設定できるプログラムには、作業フローやバッチ処理管理、速度調整、折りたたみ設定などがあります。封入の順番を指定したり、一定量の処理を自動的に行ったり、終了したら自動で停止したりといった設定が可能です。また封入する文書の内容や時期に合わせて、より効率を重視したスピードで処理させることもできます。機能をチェックして効率よく活用しましょう。
封入封緘機は機械のため、不具合と無縁ではいられません。しかし、不具合の原因の多くは、あらかじめ対策できるものです。封入封緘機の不具合の原因の多くは「稼働環境」「設定ミス」「保管環境」にあります。封入封緘機は暑さと湿度に弱いです。40℃を超えるような環境や80%超の高い湿度環境などでは不具合を起こしやすいため、エアコンで調整してください。テープ・のりの保管環境も適切に保ちましょう。原因が特定できない場合は早めにメーカーに相談することが大切です。
封入封緘機の導入に際には、補助金を使用することが出来ます。生産性向上や業務の効率化を目指す中小企業にとって、補助金は貴重な資源です。
下記ページでは、封入封緘機の導入に活用できる「ものづくり補助金」や「働き方改革推進支援助成金」についてについて詳しく解説します。これから封入封緘機を検討する方はぜひ一度チェックしてみてください。
封入封緘機は大量の書類を自動で折り、封筒に封入して封緘までしてくれる機械です。大量の書類発送がある企業では、毎回封入・封緘の作業に人員も時間も割いています。封入封緘機を導入すれば大幅な作業効率が見込めますが、さまざまな種類があるため自社に最適な封入封緘機がどれなのかわからないことも。 ここでは、封入封緘機の選び方をポイントごとに解説しました。自社に不可欠な機能などと併せて最適な機械を選択しましょう。
大量の封入・封緘作業を人の手で行っているのにも限界があります。作業効率の向上と作業者の負担軽減、コスト削減を図るために封入封緘機の導入を検討することもあるでしょう。ただし封入封緘機の導入にはいくつかの課題もあります。 よくある課題には、導入コスト、機械トラブル、社内オペレーターのトレーニングといったものがあります。導入にあたって、このような課題があることを把握しておかなければ、導入後に大きな問題となる可能性もあります。導入前に課題があることを理解し、解決できるかも含めて検討する必要があるでしょう。
封入封緘機とWEB請求書発行システムにはどのような違いがあるのか気になっている方もいるでしょう。封入封緘機とは、請求書や支払明細書といった書類の郵送をするときに役立ちます。WEB請求書システムは、インターネット上で請求書の作成や送付、保管などが行えるシステムのことです。
すでに封入封緘機を導入している企業は、WEBを検討するのも１つの方法です。まだ封入封緘機を導入していない場合は、自社で導入を検討するか、もしくは代行業者に依頼する選択肢があります。ここでは、封入封緘機とWEB請求書発行システム導入について解説していきます。
郵便料金計器とは、切手代わりとなる郵便料金スタンプを郵便物に印字する装置です。封入封緘機も一緒に取り入れると、手作業で起きやすいとされる誤封入予防につながるだけではなく、封入物が人の目に触れにくいため、個人情報流出のリスクも減らせます。
ここでは、封入封緘機と一緒に導入を考えたい郵便料金計器について詳しくご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
封入封緘機と一緒に導入を考えたい郵便料金計器について
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収入印紙による納税が必要な書類の納税作業を効率化する方法が印紙税納付計器での納税です。収入印紙を貼って消印する通常の作業をスタンプだけで完了できます。印紙税納付計器を導入する際は、税務署に申請した上で、印紙税納付計器を持参して予納する必要があります。スタンプするたびに納付額分が予納から減っていく仕組みです。予納金が減ったら再度予納が必要です。手間がかかる収入印紙による印紙税の納税作業を簡略化でき、業務が効率化します。
封入封緘機と一緒に導入を考えたい
印紙税納付計器
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目視による検品は多くの時間と労力を必要とします。封筒検査装置には内容物や封かん状態を検査したり、不良品を検出したりする機能が搭載されています。封筒検査装置を利用すれば事務作業の時間が短縮され、作業効率もアップ、ミスを減らすことができるでしょう。誤発送による個人情報の漏洩を防ぐことができ、再発送にかかるコストも削減します。封入封緘機と併せて導入を検討したい封筒検査装置について解説していますので、参考にしてください。
封入封緘機と併せて導入を検討したい
封筒検査装置
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封入封緘機にはオプションが用意されていますが、その中でも多種多様な印刷物に対応していて、スピード・安定性に優れているのがバーサフィーダーです。バーサフィーダーには様々なメリットがあり、用途も幅広く、多くの現場で利用されています。オプションですが、バーサフィーダーによって解決できる問題は数多くあり、使い勝手の良さで高い評価を得ているので、封入封緘機の導入を検討している場合、バーサフィーダーも併せて検討してください。
封入封緘機のオプション
「バーサフィーダー」とは？
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封入封緘機は、どのようなタイミングで買い替えや交換を検討するればよいのか気になる方もいるのではないでしょうか？テープがうまく貼れなかったり、機械から異音が聞こえたり、クッションシートがなくなったりした場合に必要だとされています。製函機や封緘機は、 導入するまでに時間がかかることもあるため、不具合・不調が続く場合は早めに交換を検討するのがおすすめです。自社が導入すべき封入封緘機は、どのようなタイプなのか、検討しておくことが重要です。
卓上封緘機は、小型設計ですので、デスクやカウンターに設置可能です。大規模な封入封緘と比較すると、価格が手頃で入手しやすいのも特徴に挙げられます。封緘機を使用しますと、封筒の封緘が均一で、美しい仕上がりになる点もメリットです。
封入封緘機には、大型タイプ・小型タイプなどが存在し、それぞれ特徴が異なるため、処理通数や作業スペースなどを考慮したうえで、自社のニーズに合った封入封緘機を導入してください。
ピツニーボウズジャパンは、卓上型の封入封緘機を主に取り扱っており、製品の性能の違いで8種類ものラインナップを誇っています。
導入時のコンサルティングにも注力しているため、現在の状況をどのように効率化していきたいかなどをヒアリングし、要件に適う製品選びを行ってくれます。
また、点検や修理などの多様な要望に応える「PB保守サービス」も用意しているので安心です。
BlueCrestは主に大型の封入封緘機を取り扱っており、さまざまな種類の封入封緘作業に対応できる機種から大口のDMに特化した機種まで、幅広く取り扱っています。
オプションで機能を拡張することもできるため、お客様の環境に適した製品を提案可能。
加えて、サービス技師とサポート専門家のフォローにより、業界ハイレベルの設備保全サービスの提供に努めています。
【選定条件】Google検索「封入封緘機」でヒットした封入封緘機メーカー7社の内それぞれ下記の理由で選定（2022年12月26日時点）。
ピツニーボウズジャパン（卓上型）：取り扱っている製品の種類が最も多い（8製品）
BlueCrest（大型）：取り扱っている製品の種類が最も多い（8製品）
